ccsStore là phần mềm quản lý kho hàng hóa – nguyên vật liệu NHẬP - XUẤT - TỒN, Tạo công thức định lượng cho các sản phẩm chế biến, pha trôn, theo dõi doanh số, công nợ, sổ quỹ tiền mặt (tình hình thu chi) và lãi gộp; tính toán giá thành sản phẩm chế biến.

• 1. Môi trường làm việc:

  - Hệ thống phần mềm giao diện tiếng Việt, đơn giản, nhỏ gọn, dễ sử dụng với người dùng phổ thông. Tất cả các chức năng thường dùng trong phần mềm được truy cập qua bàn phím, hạn chế dùng chuột, tạo thuận lợi cho thao tác bán hàng.

  - Phần mềm sử dụng bảng mã unicode dựng sẵn (TCVN 6909.2001) trên Windows 2000 hoặc XP Pro, Vista. Có thể sử dụng các bộ gõ tiếng Việt thông dụng như VietKey và UniKey. Nếu dùng bộ gõ tiếng Việt UniKey thì cần bật tùy chọn “Sử dụng clipboard cho unicode” trong bảng điều khiển của UniKey lên.

  - Nếu sử dụng trên Windows Vista, cần có tệp MSVBVM50.DLL. Tệp tin này có thể sao chép từ thư mục System32 của máy tính dùng Windows 2000 hoặc XP vào thư mục System32 của Vista

• 2. Hệ thống mã

  Hệ thống mã trong phần mềm kiểu linh động, có độ dài 20 ký tự, nếu không nhập mã, phần mềm tự phát sinh theo kiểu số thứ tự tăng dần.

• 3. Hàng hóa:

  - Hàng hóa được quản lý theo nhóm. Số lượng nhóm không hạn chế. Các nhóm được phân loại gồm:

  - Hàng hóa nguyên chiếc (Hàng nhập – Hàng xuất -> lỗ, lãi): lon bia, chai nước ngọt, …

  - Nguyên liệu dùng để chế biến sản phẩm (Nhập hàng - kết hợp với các nguyên liệu khác để cấu thành sản phẩm xuất được -> xuất sản phẩm -> lỗ lãi) : thịt, cá, café, đường, sữa, …

  - Sản phẩm chế biến (Không nhập mà được cấu thành từ nguyên liệu -> xuất sản phẩm -> số lượng nguyên liệu xuất -> lỗ lãi) : Café sữa: Café ký + sữa + hương liệu

  - Tùy thuộc vào phân loại nhóm hàng của mình mà hàng hóa có các đặc tính khác nhau.

  - Mỗi hàng hóa có thể nhập xuất bằng nhiều đơn vị tính khác nhau, gồm:

  - Đơn vị tính cơ bản: mọi mặt hàng đều phải có đơn vị tính này, được hiểu như là đơn vị tính thông dụng nhất để nhập xuất sản phẩm

  - Đơn vị tính qui đổi: là đơn vị tính để theo dõi tồn kho trong hệ thống dùng nhiều đơn vị tính. Nếu mặt hàng nào không được nhập đơn vị tính này, phần mềm tự động gán nó bằng đơn vị tính cơ bản với giá trị qui đổi bằng 1

  - Các đơn vị tính khác: là các đơn vị tính được khai báo thêm tùy thuộc vào mỗi loại sản phẩm

  - Các loại sản phẩm chế biến cần được xác lập định mức tiêu hao cho một đơn vị tính cơ bản của sản phẩm. Các thành phần nguyên liệu của sản phẩm được định mức trên đơn vị tính qui đổi của thành phần đó.

• 4. Bảng giá

  - Người dùng có thể tổ chức nhiều bảng giá để sử dụng theo thời điểm bán hàng như giá bình thường, giá ngày lễ, giá sĩ, giá lẽ…

  - Bảng giá mặc định là bảng giá được xác lập khi khởi động chương trình bán hàng

  - Giá bán từng loại sản phẩm được xác lập theo từng đơn vị tính của sản phẩm đó.

  - Khách hàng – Nguồn cung cấp

  - Khách hàng dùng để quản lý doanh số của các khách quen (nếu cần theo dõi để khuyến mãi) hoặc ghi nợ

  - Nguồn cung cấp là các đối tác giao dịch thường xuyên, cung cấp hàng hóa, nguyên liệu. Có thể sử dụng các thông tin này để theo dõi nợ và tình hình giao dịch (nhập – xuất – thanh toán)

• 5. Chứng từ

  - Chứng từ nhập – xuất kho theo dõi việc nhập xuất kho hàng hóa – nguyên liệu, In phiếu nhập, phiếu xuất theo mẫu hiện hành của Bộ tài chính, Phân chia mã hàng theo % thuế suất.

  - Chứng từ thu – chi sử dụng để theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, theo dõi nợ, In phiếu thu, phiếu chi 3 liên theo mẫu hiện hành của Bộ tài chính.

  - Bảng kê Nhập - Xuất: Theo giỏi quá trình nhập xuất của từng đối tác

• 6. Báo cáo

  - ccsStore có nhiều loại báo cáo sử dụng cho quản lý kinh doanh: báo cáo doanh số, báo cáo cân đối kho, thẻ kho (chi tiết nhập – xuất – tiêu hao từng loại hàng hoặc nguyên liệu), báo cáo cân đối nợ, báo cáo theo dõi chi tiết nợ của từng nguồn cung cấp, sổ quĩ tiền mặt

  - Các danh mục dữ liệu trên các bảng dữ liệu trong ccsStore có thể in ấn bằng hệ thống báo cáo tùy chọn

• 7. Công cụ hỗ trợ khác

  - Ngoài các chức năng về nghiệp vụ, các phiên bản phần mềm hỗ trợ người dùng các công cụ cần thiết khác như quản trị người sử dụng, sao lưu dữ liệu, xóa rác trong dữ liệu để đảm bảo cho phần mềm sử dụng ổn định, nhanh và chính xác về số liệu

  - Hai công cụ hỗ trợ đặc biệt là kết xuất và cập nhật dữ liệu trợ giúp cho người dùng đồng bộ số liệu giữa các phiên bản, chuyển dữ liệu đi nơi khác. Các dữ liệu này được chuyển qua tệp ccsStoreIE.mdb có trong thư mục cài đặt của phần mềm

  - Hỗ trợ người dùng quản lý máy in và lựa chọn máy in theo mục đích in ấn của mình